Managementul timpului sau cum să stabilești priorități în funcție de nevoile tale reale ca să ajungi să obții rezultate extraordinare

Te-ai regăsit vreodată la sfârșitul unei zile sau a unei săptămâni în care ai fost extrem de ocupat și, cu toate acestea, ai realizat că nu ai reușit să termini ce ți-ai propus, ba mai mult, ai realizat că ești mult în urmă cu anumite proiecte destul de importante?

Sunt convinsă că a fost foarte frustrant și poate că ai simțit o anume anxietate deoarece ai muncit foarte mult, ai stat la birou până noaptea târziu. Nu înțelegi de ce ești în situația asta și nu știi cum să ieși din încurcătura în care te afli.

Ce pot să îți spun este faptul că, cel mai probabil, motivul în care ai ajuns în acest moment este că nu ți-ai stabilit prioritățile, sau poate că nu în modul eficient.

Întotdeauna, fie că este vorba de viață personală, fie ca este vorba de viața profesională, performanța noastră este legată de capacitatea noastră de a ne stabili priorități.

În cei peste 20 de ani de experiență, prioritar pentru mine a fost să mențin echilibrul dintre viața profesională și viața personală și statul peste program nu era decât o opțiune cu caracter excepțional deoarece știam că trebuie să-mi fac timp și pentru familie, care era la fel de importantă precum cariera mea. Din acest motiv, am căutat mereu cele mai eficiente căi de rezolvare a sarcinilor zilnice în așa fel încât să ajung seara acasă la timp pentru a lua masa în familie.

Și, cu gândul la a reuși să ajung acasă la timp, îmi organizam timpul de lucru și respectam prioritățile importante ale zilei așa încât am reușit în proporție de 99% să ajung acasă la timp, îndeplinindu-mi sarcinile zilnice cu rezultate excepționale, indiferent care a fost poziția sau rolul meu în companie.

De aceea, îmi doresc să împărtășesc și cu tine metodele mele de stabilire a priorităților în așa fel încât să ajungi acasă la timp pentru a petrece timp de calitate cu familia, cu prietenii sau doar timp de calitate cu tine însuți. Acest lucru te va ajuta să începi următoarea zi odihnit, relaxat și pregătit să-ți realizezi sarcinile fără întârzieri, pentru a continua să ai rezultate excepționale la muncă, experiențe minunate cu familia sau prietenii sau pur și simplu, pentru un film bun sau o baie relaxantă.

Cu toții am fost obișnuiți să ne facem acel To Do List. Și marea majoritate își pune pe acea listă toate lucrurile pe care trebuie să le facă într-o zi sau într-o săptămâna și le înghesuie pe acea lista.

Regăsim pe acea listă chestii de genul:

– să-mi duc hainele la curățat
– să fac curățenie în folderele din email
– să-i propun colegului de la achiziții să cumpere cafeaua pe care am băut-o la o cafenea și mi-a plăcut
Și așa mai departe.

Și ne trezim că avem o lista de 25 de sarcini pe care le avem de rezolvat într-o zi.
Și ce fac cei mai mulți oameni? Se apucă să bifeze această listă de lucruri care trebuie făcute, una după alta. În plus, trebuie să ținem cont de faptul că în timpul unei zile apar și alte sarcini mai mult sau mai puțin urgente care se alătură listei inițiale. Și așa că ajungem să avem în lista noastră 50 de sarcini de rezolvat.

Și așa se adună în fiecare zi, iar la sfârșitul săptămânii, ne trezim că lista noastră este în continuare plină, este adevărat că am bifat foarte multe sarcini din lista dar nu suficiente cât să scăpăm de anxietatea pe care o resimțim.
Și ultimul lucru pe care îl voi spune despre lista de lucruri de făcut este că este ușor să te lași prins în iluzia de a bifa lucruri doar pentru a te simți productiv.

În continuare suntem în urmă cu acel proiect important, nu am reușit să răspundem la acel email important pe care l-am tot evitat deoarece știam că aveam nevoie de minim 2 ore de documentare și nu am reușit să găsim acele două ore, dat fiind că erau ață de multe sarcini care puteau fi rezolvate mult mai rapid.

Și ne dăm seama că am ratat chestii foarte importante de rezolvat și anxietatea pune stăpânire pe noi. Și așa ajungem în situația în care singura soluție este să stăm până târziu sau să lucrăm în weekend sau vom sta cu frică în sân până luni dimineață când promitem că ne vom ocupa de chestiunile respective cu speranța că nu o să fim relansati înainte de a da răspunsul.

Te-ai simțit vreodată așa? Te-ai simțit copleșit de greutatea, de presiunea lucrurilor pe care nu ai reușit să le faci, te-ai simțit singur în această situație?

Te asigur că, dacă vei urma cu sfințenie ceea ce-ți propun în cele ce urmează, nu numai că vei avea suficient timp ca să petreci cu familia, cu prietenii și cu tine însuți, dar rezultatele tale vor crește exponențial pentru că, totul ține de prioritizare.
Hai să vedem de unde începem.

Poate că ai mai auzit de metoda Pareto.
Principiul Pareto, sau regula 80/20, afirmă că, pentru multe fenomene, 80% din rezultate sunt obținute cu 20% din efort. Principiul a fost numit după Vilfredo Pareto – un economist italian – care, în 1895, a observat că aproximativ 80% din terenurile Italiei aparțineau unui procent de 20% din populația țării.

Deși inițial principiul Pareto se referea la distribuția bogăției, acesta poate fi aplicat într-o mare varietate de contexte, de exemplu:

• Impozitarea – unde 80% din banii din impozite provin de la aproximativ 20% din societate.
• Managementul proiectelor – unde 80% din efecte rezultă din 20% din efort.
• Firmele care obțin 80% din venituri de la 20% dintre clienți.
• IT în care 80% din căderile de sistem sunt cauzate de 20% din bug-uri.

Prin urmare, cel mai important lucru pe care trebuie să-l facem este să identificăm acele 20% dintre sarcini care ne ajută să obținem 80% dintre rezultate.
Aplicând această metodă nu înseamnă că vom ignora în totalitate restul de 80% dintre sarcini ci că, rezolvându-le pe acestea 20%, acestea vor avea impact asupra celorlalte sarcini din listă și asupra vieții noastre personale și profesionale.

Prin urmare, atunci când ai în lista ta 25 de lucruri de rezolvat, hai să vedem cum aplicăm metoda Pareto. Păi, analizând bine fiecare sarcina, le alegem pe cele 5 (20%) care considerăm că sunt cele mai importante, urgente, de impact, sarcini din lista. Le alegem gândindu-ne care 5 dintre cele 25 ne vor ajuta să fim mai ușurați la sfârșitul zilei știind că au fost îndeplinite. Avem mereu în minte nevoia noastră de echilibru dintre viața personală și profesională.
Ok. Și alegem 5 din lista. Acum, toate aceste 5 sunt destul de importante. Cu ce începem? Ne gândim iarăși la procentul de 20%. Și alegem o sarcina care devine activitatea principala a zilei.

O altă greșeală pe care o fac mulți oameni este că la începutul zilei se ocupă de chestiunile ușoare în ideea de a le termină repede pentru a se ocupă apoi de cele grele. Nu realizează însă, că, la începutul zilei avem cea mai multă energie și prioritar este să te ocupi de sarcinile care necesită o concentrare mai bună, o energie suficientă că să fie rezolvate în cel mai scurt timp.
Apoi în partea a doua a zilei, când nivelul de energie scade, se recomandă să ne ocupăm de sarcinile care ne solicită mai puțin, gen, discuția cu colegul în legătură cu cafeaua :).

Și nu uita, modul în care se derulează fiecare zi din viața ta definește modul în care îți trăiești viața. Ai mereu în vedere acest lucru. Cum îți dorești să-ți trăiești această viață, în dezechilibru sau în echilibru?
Ce este important în viața ta? Pentru că am întâlnit oameni care și-au irosit tinerețea, și-au irosit viața muncind până la epuizare și cu toate acestea, nu au reușit să obțină mare lucru în viața lor.

Află ce este important în viața ta și stabilește-ți prioritățile ținând cont de acest lucru. Pentru noi toți ziua are aceleași 24 de ore. Dacă simți că nu poți să realizezi tot ce-ți propui în cele 24 de ore, gândește-te cum reușesc cei pe care îi admiri.
Secretul este că, știind exact ce este important în viața lor, își planifică ziua de lucru ținând cont de acest lucru, își stabilesc prioritățile într-un mod inteligent, fără să se lase conduși de circumstanțe.

Dacă vei continuă să faci ce făceai până acum, așa cum lucrai până acum, vei obține aceleași rezultate. Einstein definea nebunia prin faptul că faci aceleași lucruri și te aștepți să obții rezultate diferite.

Expertul în management Peter Drucker a exprimat foarte bine acest lucru: “Nu există nimic mai inutil decât realizarea eficientă a unui lucru care nu ar trebui făcut deloc”.

Deci, nu uita să-ți stabilești prioritățile în funcție de valorile din viața ta utilizând metoda 80/20 și vei vedea cum viața ta se va îmbunătăți exponențial.